Polityka prywatności

Poniższa informacja jest przekazywana na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

§ 1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Pomorski Klub Sportowy z siedzibą w Gdańsku, ul. Ludwika Waryńskiego 37/5A, 80-433 Gdańsk, KRS 0000525072, NIP 5842738720, REGON 222175928 (dalej „Administrator”).
2. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail koloniewiezyca@gmail.com, telefonicznie: +48 570 480 205, lub pisemnie na adres korespondencyjny: ul. Złota 11, 83-330 Borkowo.

§ 2. Jakie dane przetwarzamy

1. Dane Rodzica lub Opiekuna dokonującego rezerwacji: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, a jeżeli zamówiono fakturę — nazwa firmy, NIP i adres.
2. Dane uczestnika półkolonii: imię, nazwisko, numer PESEL, numer telefonu, wiek, wybrana dyscyplina, deklarowany poziom umiejętności, posiadana odznaka oraz uwagi wpisane w formularzu. Uwagi są polem dowolnym — jeżeli zawierają informacje o zdrowiu uczestnika, przetwarzamy je wyłącznie w celu zapewnienia mu bezpieczeństwa.
3. Dane z karty kwalifikacyjnej uczestnika, przekazywanej w formie papierowej na pierwszej zbiórce, w tym informacje o stanie zdrowia, wymagane przepisami o wypoczynku dzieci i młodzieży.
4. Dane o płatnościach: kwota, termin i sposób zapłaty. Danych karty płatniczej Administrator nie otrzymuje — przetwarza je wyłącznie operator płatności Stripe.
5. Treść korespondencji e-mail dotyczącej rezerwacji.
6. Wizerunek uczestnika na zdjęciach i nagraniach — wyłącznie jeżeli Rodzic lub Opiekun prawny wyraził zgodę na jego publikację.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Zawarcie i wykonanie umowy o udział w półkoloniach — przyjęcie rezerwacji, rozliczenie płatności, organizacja transportu i grup szkoleniowych, kontakt w sprawie rezerwacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Wypełnienie obowiązków prawnych Administratora, w szczególności wynikających z przepisów o wypoczynku dzieci i młodzieży (karta kwalifikacyjna uczestnika) oraz z przepisów podatkowych i o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Informacje o zdrowiu uczestnika z karty kwalifikacyjnej przetwarzamy na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z tymi przepisami.
3. Zapewnienie uczestnikom ubezpieczenia NNW, do którego Organizator zobowiązuje się w Regulaminie półkolonii (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń, prowadzenie korespondencji oraz zapewnienie bezpieczeństwa serwisu — jako prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Numer PESEL uczestnika służy do jednoznacznej identyfikacji uczestnika, ustalenia jego wieku przy przydziale do grupy szkoleniowej oraz zgłoszenia do ubezpieczenia NNW.
6. Publikacja zdjęć i nagrań umożliwiających rozpoznanie uczestnika, w celach promocyjnych — wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody Rodzica lub Opiekuna prawnego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Formularz zgody jest dostępny w dokumentach do pobrania. Brak zgody nie wpływa na możliwość udziału dziecka w półkoloniach.

§ 4. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie Administratora lub współpracują z nim przy organizacji półkolonii:
   • Cloudflare, Inc. — hosting serwisu, baza danych oraz wysyłka i odbiór poczty e-mail,
   • Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) — obsługa płatności online; w zakresie danych płatniczych Stripe działa jako odrębny administrator,
   • ubezpieczyciel zapewniający ubezpieczenie NNW uczestników,
   • przewoźnik realizujący dojazd autokarem — w zakresie listy uczestników i miejsc zbiórki,
   • instruktorzy i kadra półkolonii — w zakresie niezbędnym do prowadzenia zajęć i opieki nad uczestnikami,
   • biuro rachunkowe obsługujące Administratora,
   • operatorzy mediów społecznościowych — w zakresie wizerunku opublikowanego tam na podstawie zgody.
2. Dane mogą być udostępniane organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
3. Cloudflare, Inc. ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych do tego państwa odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

§ 5. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z rezerwacją — przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z niej wynikających.
2. Dokumenty księgowe, w tym faktury — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).
3. Karta kwalifikacyjna uczestnika — przez okres wymagany przepisami o wypoczynku dzieci i młodzieży.
4. Dane wpisane do niedokończonego formularza rezerwacji — nie dłużej niż 24 godziny.
5. Korespondencja — do czasu załatwienia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
6. Wizerunek publikowany na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody.

§ 6. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
   • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
   • sprostowania danych,
   • usunięcia danych, jeżeli nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przenoszenia danych przetwarzanych w celu wykonania umowy,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
   • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
2. W imieniu dziecka prawa te wykonuje jego Rodzic lub Opiekun prawny.
3. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

§ 7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji i udziału dziecka w półkoloniach. Bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane rezerwacja nie jest możliwa. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

§ 8. Pliki cookies

1. Serwis używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do jego działania. Nie używa plików analitycznych ani marketingowych, dlatego nie prosi o zgodę na cookies.
2. Używane pliki:
   • wizard_session — zapamiętuje postęp w formularzu rezerwacji; usuwany po wyborze sposobu płatności, najpóźniej po 24 godzinach,
   • pliki operatora płatności Stripe — ustawiane na stronie płatności online, służą przeprowadzeniu płatności i zapobieganiu oszustwom,
   • pliki sesji panelu administracyjnego — wyłącznie dla pracowników Organizatora; usuwane po zamknięciu przeglądarki.
3. Pliki cookies można w każdej chwili usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie plików niezbędnych uniemożliwi jednak dokonanie rezerwacji.

§ 9. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmienić niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie.